Je webshop opheffen waar moet je rekening mee houden
Een webshop sluiten is meer dan de stekker uit je website trekken. Je hebt te maken met lopende bestellingen, leveranciers, juridische verplichtingen en technische zaken. Door gestructureerd te werk te gaan voorkom je claims, boetes en ontevreden klanten. Hieronder lees je waar je stap voor stap op moet letten wanneer je je webshop wilt opheffen.
Bestellingen, retouren en klanten informeren
Begin altijd met het inventariseren van openstaande bestellingen en retouren. Zorg dat alle betaalde orders worden geleverd of netjes worden terugbetaald. Communiceer duidelijk op je website en via e-mail dat de webshop gaat stoppen, per wanneer en wat dit betekent voor garantie, retourtermijnen en klantenservice. Plaats een tijdelijke melding op de homepage en pas je algemene voorwaarden aan zodat er geen nieuwe bestellingen meer binnenkomen zodra je dat niet meer wilt. Bewaar klantcommunicatie en ordergegevens volgens de wettelijke bewaartermijnen.
Voorraad, inkoopcontracten en abonnementen
Maak een overzicht van je huidige voorraad en bestaande afspraken met leveranciers. Bepaal of je voorraad met korting wilt uitverkopen, zakelijk wilt verkopen of afschrijven. Controleer contracten met groothandels, dropshippingpartners, vervoerders en betaalproviders op opzegtermijnen. Vergeet vaste abonnementen zoals software, marketingtools, boekhoudpakketten en eventuele licenties niet. Door op tijd op te zeggen voorkom je dat contracten automatisch worden verlengd terwijl je webshop al stil ligt.
Juridische verplichtingen en administratie
Ook na het stoppen van je webshop heb je verplichtingen richting Belastingdienst en andere instanties. Je moet je administratie, waaronder facturen, boekhouding, contracten en bankafschriften, gedurende de wettelijke bewaartermijn bewaren. Overleg met je boekhouder wat er nodig is voor de laatste btw-aangifte en eventuele inkomstenbelasting of vennootschapsbelasting. Controleer of je algemene voorwaarden, privacyverklaring en cookieverklaring nog zichtbaar moeten blijven zolang er gegevens worden bewaard of verwerkingen lopen. Vergeet niet om je uitschrijving bij de Kamer van Koophandel te regelen als je helemaal met de onderneming stopt.
Privacy, data en je website
Als je webshop sluit, blijft de privacywetgeving gewoon gelden. Kijk kritisch naar welke klantgegevens je nog nodig hebt en hoe lang. Verwijder accounts die niet meer nodig zijn en beperk toegang tot data in je systemen. Zorg dat je verwerkersovereenkomsten met bijvoorbeeld hostingpartijen en mailingproviders nog kloppen of tijdig worden beëindigd. Bedenk wat je met de domeinnaam en website doet. Je kunt kiezen voor een eenvoudige informatiepagina waarin je uitlegt dat de webshop is gestopt en hoe klanten je nog kunnen bereiken met garantievragen. Sluit onnodige formulieren en zorg dat je tracking en marketingpixels uitzet als je die niet meer gebruikt.
Afwikkeling van verplichtingen en toekomstplannen
Loop tot slot al je financiële verplichtingen langs, zoals openstaande facturen van leveranciers, eventuele leningen en andere schulden. Maak heldere afspraken over laatste betalingen en leveringen. Denk ook na over de toekomst van je merknaam, voorraad en klantenbestand. In sommige gevallen is verkoop van je webshop, domein of e-mailbestand onder strikte privacyvoorwaarden een optie. Door bewust af te sluiten en alles goed te documenteren, houd je de deur open voor een nieuwe start of een ander ondernemersavontuur zonder losse eindjes.
